These #2: “Jede Präsentation beginnt mit dem Canvas.”

In der Bibel heißt es: Am Anfang war das Wort. Bei uns heißt es: Am Anfang war der Canvas. Denn – viele Präsentationen leiden einfach darunter, dass sie auf kein Ziel hinarbeiten und die Zielgruppe nicht im Blick haben.

Der Presentation Canvas

These #2 beschäftigt sich heute mit dem Tool, das dich den kompletten Prozess deiner Vortragserstellung begleitet. Es gibt am Anfang immer die gleichen Fragen, die geklärt werden müssen. Welche das sind, wie man diese beantwortet und welche Ableitung das für den Vortrag hat, dazu kommen wir jetzt! Der Presentation Canvas, der sich an dem Business Model Canvas orientiert, gibt Antworten auf die Fragen nach deiner Zielgruppe, nach deinem Präsentationsziel und dem Grund, warum du den Vortrag eigentlich hälst.

Der Canvas ist eine stetige Orientierung, aber nicht fix. Im Laufe jedes Prozess, kann etwas hinzukommen, konkreter werden oder wieder rausfliegen.

Es gibt drei wesentliche Bereiche: Präsentation, Zielgruppe und Rahmen. Nehmen wir ein reales Beispiel aus dem Unternehmensalltag – folgendes Thema sollte gepitcht werden: “Was ist fooddeal? – Vorstellung eines Online-Startups.”

Bei der Festlegung des Ziels bzw. der Ziele der Präsentation geht es ans Eingemachte. Warum hälst Du die Präsentation? Was möchtest Du mit der Präsentation erreichen?

Du möchtest schließlich von Dir und deiner Kompetenz, deinem Unternehmen, der neuen Strategie etc. überzeugen. Bei unserem Beispiel könnte die Zielformulierung, wie folgt aussehen:

  • Die Zuhörer wissen um die Verschwendung von Lebensmitteln in Deutschland,
  • Sie verstehen, wie fooddeal dieses Problem lösen möchte
  • Sie liken das Projekt auf FB und erzählen anderen davon.

Die Kernaussage löst genau das Problem, das viele Präsentationen haben – keinen roten Faden, keine klare Relevanz und kein klares Fazit.

Stell dir nun vor, du müsstest deinen kompletten Vortrag auf einen einzigen Satz reduzieren, gewissermaßen die Quintessenz. Wie würde dieser lauten? Wie lautet diese EINE Sache die die Zuschauer mitnehmen sollen?  In Bezug auf unser Beispiel “fooddeal” lautet diese: “Nachhaltig online sparen mit fooddeal.”

Der Bereich Zielgruppe wird mit Abstand am stiefmütterlichsten behandelt, obwohl er wohl der wichtigste ist. Mein Publikum, also jene Menschen, die zu meinem Vortrag erscheinen, ist die einzige Daseinsberechtigung für die Präsentation.

Wichtige Fragen sind hier:

  • Wer wird überhaupt im Publikum sitzen?
  • Wie alt sind sie, wo kommen sie her, in welcher Verfassung sind sie?
  • Inwieweit stecken sie im Thema drin, welche Ansprache verwende ich?

Aber denke nicht, man könnte das alles in einem lapidaren Satz unterbringen! Im Beispiel “fooddeal” wäre es:

  • Studenten, unterschiedlicher Fachrichtungen, ab dem 5. Fachsemester,
  • 21-25 Jahre alt,
  • nicht unbedingt mit dem Thema Lebensmittelverschwendung fachgebunden vertraut

Aber das ist erst die halbe Miete. Denn jetzt kommen die Erwartungen deiner Zielgruppe.

  • WARUM kommen sie zu deinem Vortrag?
  • Welche Wünsche haben sie, was möchten sie erfahren und mitnehmen?

Wenn du diese Fragen beantworten kannst, lässt sich Dein Vortrag von Anfang an viel besser strukturieren und Du kannst die Inhalte auf Relevanz überprüfen. Natürlich ist es nicht einfach herauszufinden, welche konkreten Erwartungen Dein Publikum haben wird. Wichtig dabei ist folgendes: Es ist besser, deiner Zielgruppe eine Erwartung zu unterstellen als zu versuchen, möglichst alle Erwartungen abzudecken. Dieser Punkt ist ein Spiel mit Wahrscheinlichkeiten. Du musst nicht sofort ins Schwarze treffen, aber es ist wichtig, den Kontext zu kennen, in dem Du Deinen Vortrag halten wirst. Die Zielgruppe des fooddeal-Vortrags könnte folgende Erwartung haben:

”Die Zielgruppe möchte erfahren, was “fooddeal” ist und wie es funktioniert. Desweiteren wie die reale Umsetzung funktionieren kann, wie die nächsten Schritte dazu aussehen.”

Kommen wir nun zu den Rahmenbedingungen. Wir bitten die liebe Zeit auf die Bühne! Ihre Rolle ist ganz besonders groß. Wer kennt das nicht, dass vorgegebene Zeiten eher überschritten als unterschritten werden! Aber wie bekomme ich ein Gefühl dafür, dass meine Inhalte im Zeitmaß sind? Dazu hört man oft, dass 2-3 Minuten pro Folien einzuplanen seien. Allerdings gibt es dazu eine Menge gegenteilige Argumente in Form von Präsentationen, die sich nicht an diese Vorgaben halten. Es bleibt also die Frage offen, wie findet man das richtige Zeitmaß? – Ganz einfach, durch üben. Stoppe die Zeit, hol dir Präsentationstools zur Hilfe wie PowerPoint, die dir zeigen, wie lange du für jede Folie gebraucht hast oder einfach oldschool mit einer Uhr. 😉

Klappt es nicht, stelle dir vor, was wäre, wenn Du an dieser Stelle deinen Vortrag beenden müsstest. Hast Du alles von Bedeutung rübergebracht? Kam die Kernaussage an? Darauf aufbauend muss dein Vortrag dann gekürzt werden.

Auch entscheidend ist der Raum, in dem du die Präsentation halten wirst. Plane auf jeden Fall genügend Puffer ein, um Dich mit dem Raum und der Technik vor Ort vertraut zu machen. Dein Vortrag beginnt nämlich nicht erst mit der ersten Folie, sondern schon wenn der erste Zuhörer eintritt. Durch Smalltalk kannst Du Dich warm machen und den Eindruck vermitteln, dass Du Dich wohlfühlst. Das überträgt sich ganz leicht auf Dein Publikum.

Es gibt wohl kaum etwas Schlimmeres als in der Minute vor Beginn des Vortrags in den Raum zu kommen und erstmal die Schlacht mit oder gegen die Technik zu beginnen. Kläre das alles vorher, auch wo Du Dich und Deinen Laptop ideal positionierst, um nicht hinter einem Pult zu verschwinden, zu weit vom Publikum entfernt zu sein, oder die Folien auf Deinem Laptop erkennen zu können, damit Du Dich nicht ständig zur Wand drehst. Aber auch für das Präsentationsdesign ist es wichtig, die Raumgröße und Beleuchtung zu kennen. Wie groß müssen die Schriften gewählt werden (darauf kommen wir nochmal zu sprechen)? Welche Kontraste sind ideal (auch darauf)? Um nur zwei Fragen aus dem Kapitel “Design” anzusprechen. Eine mögliche Raumbeschreibung für den fooddeal- Vortrag könnte lauten:

“Seminarraum mit Beamer, Tafel. Platz für 30 Studenten, 4 Stuhlreihen. Viele Fenster, viel Platz vorne um sich zu positionieren bzw. zu bewegen.”

Kommen wir nun zum letzten wichtigen Punkt. Medien. Intuitiv lautet die Antwort auf diese Frage seit ein paar Jahren: “PowerPoint, mit was sonst!?” Ob nun damit tatsächlich das Microsoft-Tool gemeint ist oder Vertreter wie Keynote, Impress, LaTeX etc. Es geht um Folien oder Slides. Die sind mittlerweile so geläufig, dass man sich unweigerlich fragt: Geht das überhaupt noch anders? Wichtig ist zu reflektieren, welchen Nutzen das Medium eigentlich liefert. Was unterstützt meine Rede am besten, veranschaulicht und kompliziert nicht?

Diese Fragen werden auch in einer der nächsten Blogposts beantworten. Eines kann aber sofort gesagt werden – es bedarf erst der recherchierten Inhalte, dem Aufbau bzw. Struktur, um sich für die richtigen Tools zur Vermittlung entscheiden zu können. Das kann eben auch mal ausschließlich die eigene Stimme sein. Im Falle von “fooddeal” lautet die Antwort: “Folien und abgelaufene Lebensmittel in gutem Zustand als Proben.”

Damit stehen die wichtigsten Fragen zu Beginn der Konzeption. Den kostenlosen Canvas kannst Du hier herunterladen. Neben dem Überblick über das Konzept Deiner Präsentation, wird dieser Dich treu und verlässlich bei der kompletten Erstellung begleiten. Hier nochmal zusammengefasst das Beispiel in einer Prezi:

Nächste Woche gibt es einen Insight in den Teil “Design” und wir beschäftigen uns mit der Schriftgröße. Und warum dazu, die älteste Person im Raum eine entscheidende Rolle spielt.

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